1.点击文件名或文件缩略图即可打开预览，也可双击文件名或文件缩略图。还可以点击更多或右键菜单的“预览”按钮。
预览时默认显示比例是一个适合屏幕的比例，可以自己设置显示的百分比。预览页面右上角显示文件尺寸。在预览页面中间靠下部有放大、缩小、还原的按钮。当文件显示比例大，超过电脑屏幕时，左上角有鹰眼，可在鹰眼部分移动，点击即显示点击部分。还可以点击右上角的全屏模式图标，全屏预览文件，按Esc键退出全屏模式。
点击右上角第一个按钮旋转，文件逆时针旋转90°，再点击一次，再逆时针旋转90°。也可在文件上点击鼠标右键旋转。
1.1点击左侧栏第一个“添加批注”按钮，或者在文件上双击弹出添加批注框。输入内容，点击完成即创建一个批注。创建批注时也可以创建一个手绘批注或者文字和手绘混排的批注。
1.2.打开批注面板，在输入框内输入内容，点击发送即回复了一条批注。回复批注时可选择发送文件，也可以是文字和手绘混排的形式。回复批注的可见范围在回复时可以选择：此回复所有人可见，此回复仅企业内人员可见（不属于本企业的人员不可见）。对于回复的批注5分钟内在该回复的批注上点击鼠标右键，可撤销此回复。
1.3.批注里发送的手绘，点击即可查看。在发送手绘前还可以再编辑或是删除。批注里传输的图片可以直接预览，也可下载。对于回复批注，自己的显示在右侧，其他人的显示在左侧。点击右上角的叉按钮即关闭该批注面板。点击左上角倒数第二个图标可拉大批注面板或缩小批注面板。
在“设为已完成”前面的方框打钩，即将批注设置成已完成，取消打钩，批注是未完成状态。点击删除批注按钮可删除该批注。
批注里的链接可点击打开。
在批注点上长按鼠标左键，拖到批注点可移动；在批注点上点击鼠标右键，出现删除按钮，可删除批注（需要有删除批注的权限才可以）。
1.4.批注的动画：已读批注上没有动画，如下图批注点3；未读批注上有不断向外扩散的圆圈；正在读的批注向外扩散的圆圈有时间间隔；有未读的回复批注，批注点上有一个小红点在绕着批注点旋转；设为已完成的批注，亮度只有其他批注的50%，如下图批注点4。
1.5.批注的类型：默认新建的批注是公开批注，批注可见范围是“此批注所有分享参与人可见”，批注面板上部也会显示“此批注所有分享参与人可见”，公开批注颜色为红色。内部批注为蓝色，新建时，选择“此批注仅企业内部参与人可见”；私密批注为灰色，新建时，选择“此批注仅自己可见”。
批注的编号从1开始，若删除一个批注，其他批注的编号自动更新使批注号连续。
1.6.对于office文件，pdf，txt文件等，还可做文字批注。选择文字批注按钮，拉选不同文字即可创建一个文字批注。被选中的文字用黄色背景凸显。
2.还可以选择手绘笔在文件上直接绘制。可选择手绘笔的颜色及粗细，有6种颜色，5种线型可组合。还可使用橡皮擦擦除手绘笔迹。
点击右侧的“显示手绘笔迹列表”按钮，显示出手绘列表，手绘列表分区域显示，点击不同区域，不同区域的手绘笔迹有黄色背景闪动，还可以按区域隐藏或者删除，也可以隐藏或删除某人做的手绘笔迹。不同人员的手绘笔迹在手绘列表里是分开显示的。
点击右上角的隐藏批注按钮，所有批注都隐藏起来了，包括手绘笔迹、文字批注等。再点击显示批注。
3.点击左侧栏矩形框批注工具，建立矩形框批注，如下图批注点5。建立批注时是通过拖动鼠标左键进行框选的。建立出来的批注上有一个矩形框，就是建立时拖动选择的区域。
点击圆形批注按钮，建立圆形批注。点击箭头批注按钮，建立箭头批注。
矩形框批注，圆形批注，箭头批注不可移动。
点击标签批注按钮，输入内容，建立标签批注。标签批注最多支持15个字符。标签批注左右移动时，批注点箭头的指向会自动调整。
4.文件对比：点击文件对比按钮，选择该文件的其他版本或者该文件的关联文件即可以双屏显示。也可以选择其他文件对比。
5.点击打印按钮，弹出打印框，连接好打印机即可打印文件。
6.点击预览页面的“上一篇”“下一篇”按钮可左右切换文件（注：文件要在同一个目录下）。点击左上角文件名，显示该目录下所有文件的缩略图，点击任意一个缩略图，即打开该文件。还可以点击键盘上的左右键切换不同文件。
7.批注列表
点击左上角的批注列表按钮，打开批注列表面板。批注列表里默认显示当前文档批注，批注个数。可查看不同范围的批注，如全部批注（当前目录下所有文档当前版本的批注），未读批注（当前目录下所有文档当前版本的未读批注），当前文档批注，当前文档未读批注。
点击任意一条批注即打开它。批注列表上显示的用户名是创建批注的用户名，显示的批注信息是该批注的最后一条信息。批注列表右侧的红色、蓝色、灰色三角形代表批注类型是公开的、内部的还是私密的。对于自己可以删除的批注，鼠标在该批注上悬停时，右侧会出现“删除”按钮。
8.其他文件的预览
巴别鸟支持预览的文件格式有：jpg，jpeg，png，pdf，doc，docx，ppt，pptx，xls，xlsx，keynote，numbers，pages，txt，dwt，dps，dpt，mp3，mp4，epub，wpt，wps，msg，css，3ds，mail，bmp，scss，x3d，dae，nef，tif，pef，java，ico，xml，md，html，htm，dng，mm，cpp，cr2，ett，ai，eps，stl，et，dwg，fbx，psd，tiff，indt，gif，jsp，js，idml，dcm，dxf，indd， abc，svg，rtf，arw，hpp，obj，php，ply。
对于多页文档，预览时显示当前预览的页码及文件的总页码。用鼠标点击上下箭头切换页码，也可以使用键盘上的上下键切换页码。对于有文件目录的，点击左上角的批注列表按钮，还显示出文件目录，点击每条目录，预览页面跳转到相应位置。
对于不支持预览的文件，点击时会给出提示。
9.dwg文件上只能建立常规批注，可点击拉选放大按钮拉选放大，还可放大、缩小或适应屏幕。Dwg文件上的批注打开时，文件的显示比例是建立该批注时文件的显示比例。
10.dae文件预览时，可使用鼠标滚轮放大缩小，还可以长按鼠标左键拖拽到不同视角查看文件。左侧栏有部分区域隐藏按钮，选择该按钮在文件上点击，该部分就会隐藏；在隐藏区域列表里点击显示按钮即显示出该区域。还可使用尺子测量两点之间的距离。
11.对于office文件还可以在线编辑，保存编辑的内容就可以上传一个新版本。在线编辑时文件被该用户锁定，其他人无法再编辑。文件必须解锁后才可以由其他人进行编辑。在线编辑的入口：选择文件，工具栏上的“编辑”按钮，文件后的“编辑”按钮，右键菜单及更多里的“编辑”按钮，预览时右上角的“编辑”按钮。
12.文字搜索：pdf，office，txt等文件支持文字搜索，在预览页面点击文字搜索按钮，输入关键字即可在全文搜索。可选择“区分大小写”、“高亮显示”、“整词匹配”等。显示匹配关键字的有几处，当前查看的是第几处，可使用左右箭头切换查看。
