档案管理是一个看似简单，其实要做好很复杂的一件事
不然，大学里就不会单独开设“图书管理”、“档案学
”专业了，并且还招收研究生。
企业档案文件管理方式主要看具体需求，一般主要需求有两种：
历史文档备档留存
沉积
同时负责企业档案管理的人员（部门）根据企业发展阶段也会分为两类：
各部门以部门为单位管理各自档案
统一交由行政部门管理（如图文信息中心）
无论采用何种方式，档案管理的第一步就是根据需求先制定档案管理规则（或者企业内文档管理规则）规则一般包括：
- 归档范围。就是什么类型的文档需要归档，什么类型的文件无需归档。这个不同的企业需求不同的。这里要区别清楚的是，归档不是备份，备份可以通过技术手段进行所有文档的完全备份的。归档是把文件根据需求进行结构化整理入库，便于未来的取用查询封存。
- 归档层次（密级）。根据文档的重要程度先分几个大类，如日常存档文件、重要项目、关键合同….设定不同的加密等级或查阅范围，档案保存时限（永久、10年、30年）。
- 档案分类。根据档案类型进行分类，譬如分为0-9 10类。分类维度可以根据企业需求及档案管理目的进行。譬如： 1类是施工图纸，2类是说明文件，3类是相关合同…..
- 编号规则。范围、层次、分类确定后可以根据需要制定一个编号规则，赋予归档文件
- 统一的档案号。归档文件的文件名可以附上编号。好的编号看编号就基本能确定档案的类型范围分类和重要程度了。
- 入档流程。就是具体操作时一个文件如何从普通文件变为入档文件
- 的流程。需不需要流转会签、如何怎么保证编号分配不重复文件不重复、给谁最终入档。这些都要明确并建立。
对企业档案管理范围、时限和分类其实有一个相关要求和国标，也可以参考。
严格说来，一个闭环的档案管理规范还需要包含档案的调取方式、授权方式、档案更改方式、档案销毁方式等诸多环节。都有相应的标准。不过前期规则只要做到这5项基本可以建立一个良好的归档流程了。
制定好规则后，下一步就是实际执行了，这是个困难且难以磨合的过程。个人认为其中最关键的是“建立索引文件
”。
其实在制定规则的时候就会发现，文档管理的维度是多维的，多个维度对应的文档往往是同一个，而我们日常的文档分类都是一个树状结构单一路径，如何和多维的分类统一呢？在不同分类创建多个副本并不是个好办法，会让文件版本混乱难以维护。
如果不借助系统，唯一的办法就是创建一个索引表格
了，表格里记录文档的分类信息，编号和对应的最终路径，查找档案时先在索引里查找，然后根据表格记录的路径找到档案。
类似于图书管理，查到相应的书本通过编号找到书架位置。
但如果是多人管理大量档案，这样的操作方式不仅浪费人力，容易出错，并且是非常低效费钱的。并且即使有错误也不能马上发现，当发现错误时可能就要极大的成本修正了。
所以，现代企业档案文件归类管理必须借助系统
譬如我们的产品：巴别鸟企业网盘，专门为企业文档统一管理深度定制。
使用巴别鸟企业网盘可以做到：
- 自动同步功能可以帮助企业快速收集用户日常工作文档
- 可按部门进行管理范围划分，企业也能统一管理所有文档
- 版本管理、快捷方式保证文件的独一无二性
- 权限和密级控制每个成员的访问
- 标签和全文搜索
- 保证多维度查询文件
更重要的是，巴别鸟自带归档及档案管理模块，支持借阅制
，让文件管理和档案管理完美闭环
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