在线文档软件有几大核心功能，决定了是否可用（好用），这里列举一下：

版本管理

版本管理决定了在线文档软件是否能妥当保存用户的数据，不会因为覆盖而丢失数据。因为在线文档软件意味着多人使用，不同的人有不同的使用习惯，这就造成在线文档因为覆盖、冲突、网络中断、误操作等原因丢失数据的可能性大幅增加。所以良好强大的版本管理是在在线文档管理软件的核心功能之一。

以我们的产品巴别鸟企业网盘为例，版本管理可以自动保存每个编辑者的修改，随时可以回退版本。

如图：该文件已经有21个版本了

兼容office的在线编辑

在各种设备上能否直接打开office文档进行在线编辑和协同编辑是一个很重要的基本指标。不少在线文档软件看上去很好用，但是对office文档的兼容其实不强。特别是word文档中的字体、段落符号、表格….

是否能很好的打开office文档（而不是导入）进行在线编辑和多人协同编辑，保存后板式不乱，也是文档管理软件的重要指标。

譬如巴别鸟在线编辑器，对微软office文件和WPS文件的支持就比较完善。可以直接在线编辑保存office文档，保存的文档直接就可以使用。

巴别鸟拥有全功能在线编辑器

强大的权限管理

多人使用的在线文档软件意味着要能根据企业各种需求设定权限，提高安全性。能不能覆盖企业所需的权限管理及分配需求，并且能否统一管理防止出错，是文档管理软件的重要指标。

管理和编辑其他类型文档

日常工作中不止有office文件，把office文件和其他文件分开管理显然不现实。优秀的文档管理软件不仅需要能很好的处理office文件，还能对各类文件进行预览、讨论甚至使用客户端编辑等操作。

譬如：巴别鸟企业网盘可以打开包含PSD、AI、PDF、DWG….等100多种文件格式的文件，甚至可以打开dae等3D文件。这个功能很重要，这意味着可以不用给对方下载权限获取源文件，让对方直接在线预览提意见即可。

巴别鸟还可以批注讨论3D文件 巴别鸟还可以批注讨论3D文件

同时，巴别鸟客户端可以调取本地应用程序编辑云端文件，这意味着，只要本地有应用程序，任何类型在线文件都可以编辑。编辑时会自动锁定文件，防止多人编辑冲突。编辑完成自动上传新的版本。

巴别鸟的文件不仅支持在线编辑也支持本地编辑

同步

把本地文件夹同步到云端（或者云端文件夹同步到本地），有更新自动同步。同步功能可以保证离线环境下也可以使用，并且同步可以不改变使用文件习惯，效率更高。能做好同步的文档管理系统很少（我们是其中一家），同步有几个关键点：能否更改同步朝向（双向、上行、下行）、能否设定任意文件夹不改变位置进行同步。这些功能都是日常使用中经常遇到的。

能选择和切换同步模式很重要

关联文件

CAD的参考文件、excel的引用数据源、网页或3D模型的资源文件….大多数在线文档管理软件都不支持关联文件，但实际工作中遇到关联文件的概率其实不低。是否支持关联文件就显得很重要了。

巴别鸟映射盘支持文件打开时自动加载关联文件。

安全

最重要的往往是压轴的，在线文档软件因为数据都在云端，安全性就显得很重要了。安全方面的细节实在是多，需要面面俱到，不然往往会有漏洞。

基本上具备上文几个特点的在线文档管理软件就算是比较成熟的产品了，会有一定竞争力。

随着AI技术的发展，能否有效利用AI也是在线文档软件未来的竞争力之一。譬如我们的产品巴别鸟企业网盘，拥有智巢AI模块，可以用AI回答网盘使用问题，帮助用户通读文档形成摘要，回答客户关于某个文档内容的问题。随着AI的快速发展，在线文档是否能充分利用AI会是一个重要分水岭。