企业云盘（网盘）对企业的主要作用一般集中在文件统一管理、提高效率（协同协作）、数据安全 三大方面，这里我来详细介绍下。

企业文件统一管理（集中管理）

传统的企业文档管理一般使用SMB共享，同时文件散落在各个员工、部门的电脑或服务器上或者邮箱里，并且没有有序的权限管理及版本管理。这就造成了以下问题：

1.寻找文件不方便，特别是多版本的文件。文件管理混乱。

2.文件复用率低，无法统一利用。譬如过去项目的素材库、方案都是有很高参考价值的文档。

3.安全性低，文件极容易被泄漏、误删、覆盖或者被病毒破坏，并且还很难追查问题原因。甚至硬盘损坏等情况会造成灾难性后果。

4.缺乏管理。企业管理者不清楚各类文件归属和位置，层层管理损耗大。

如果把企业文件统一到云端管理起来，配合组织结构、项目、档案库等文件组织形式把文件有序化，然后用权限管理每成员的访问范围及权限，用日志监控每个文件的访问及操作。就可以解决以上的问题。这也是在企业层面上企业网盘的主要作用。

同时企业文件统一都放在云端，配合企业网盘的文件去重，版本控制等功能，也能节约大量存储空间。

说白了就是：统一管理、降本增效

一般企业网盘会有以下功能帮助企业实现文件的统一管理：

1.组织结构

以组织结构或者项目等形式组织文件，同时分级管理。不同部门间文件隔离可自主管理，但在公司层面又可以统一管理。

            巴别鸟可以独立管理每一个部门

2.同步及映射盘

通过同步功能可以自动上传企业成员本地工作文件夹的内容，并保持和云端内容一致。这样，用户就不需要频繁手动上传下载文件，实现文件自动上云，便于迁移及统一管理。

             支持多种同步模式

同时映射盘可不改变使用习惯的让用户在资源管理器中使用映射盘，便于用户的习惯和产品落地。

3.版本管理

企业网盘可以记录文件的版本历史，员工可以轻松追踪文件的修改历史和恢复之前的版本。只要文件内容发生更新就会自动生成版本。这个机制也可以有效防止文件覆盖、勒索病毒、编辑冲突造成的文件内容丢失。

             可以回退到任意版本

4.全文搜索、高级搜索

企业中不同权限的人仅能搜索到自己权限范围内的文件，并且可以通过文件内容进行搜索。可以访问企业所有内容的超级管理员可以通过搜索在企业所有文件中找到所需内容，便于统一管理文件。

          高级搜索可以更精确的找到所需文件

5.权限控制及日志系统

企业网盘可以设置成员、文件和文件夹的访问权限，确保只有授权人员可以访问和修改文件。同时需要有强大的日志系统监控及管理每一个成员或者每一个文件的使用情况。

譬如我们的产品巴别鸟企业网盘，可以通过角色来管理成员在部门中的权限、通过文件访问控制来管理每个文件（夹）的权限、通过权限申请审批机制来管理权限的临时赋予。同时还可以从 人、文件（夹）、部门、全局等角度查看访问日志。

          通过文件访问控制精细设定文件访问者权限

协同办公

传统的办公协作往往是通过邮件或者微信等IM工具进行协作，缺乏有效管理、版本混乱、文件分散同时缺乏安全性，容易在协作过程中造成文件泄漏。OA等系统仅仅解决了文件审批问题，也没有解决文件内容协作问题，特别是跨组织的协作。

企业网盘可以文件、文件夹、项目等形式组织协作，提升管理性。一个项目可以有成千上万个文件和文件夹支持和不同组织的成百上千人以不同权限共享及协作，能大幅提升工作效率。

同时企业网盘可以让员工在任何地方、任何时间访问和共享文件，提升便捷度，提高团队协作效率。

在协同办公方面，企业网盘一般会提供以下主要功能：

1.多种形式的可控文件分享

企业网盘一般面对不同场景都会有不同形式的文件共享方式，以满足企业在文件协作中的不同要求。同时对文件分享的可控性也是企业网盘的重要特点，可控意味着企业网盘不仅能精确控制使用者是否能开启分享，还能控制分享者、协作者的权限。

这可以在保证安全性的前提下还能保证协作的效率及有序。

譬如，巴别鸟企业网盘针对不同使用场景就提供了项目分享、文件邀请分享、外链分享、快照分享、收件箱…等多种分享形式。

               巴别鸟项目管理界面

2.文件预览批注讨论

文件预览在协作中也很重要，如果无需安装软件就能在网盘中打开文件，并且可以在文件内容上批注讨论问题，能大大提高协作的效率。

同时这意味着我们不用给协作者文件下载权限就能针对文件内容进行讨论，某种程度上保护了源文件。

       巴别鸟甚至可以预览3D文件，并在文件内容上批注讨论

3.在线编辑

在线多人协同编辑office文档是企业网盘的基操。用户可以多人协同编辑一个excel、word、或PPT当然也包括WPS文档。可以实时看到对方的编辑。并可以在编辑的时候讨论文档内容。

               巴别鸟在线office

4.共享标签

共享标签是在协作中很重要又往往被忽视的功能，给文件打上不同的标签可以增加文件查询的维度，实现多维度分类文件。如果标签能共享，意味着协作者可以用共同的标签把文件进行分类，方便协作整理文件。现实工作中不少行业有大量的文件收集整理工作，共享标签体系能多人同时整理同一批文件，极大的方便了文件的整理工作。

         成员给文件打的标签可以共享并筛选

数据安全

其实数据安全是公司使用企业网盘的最有价值部分，所以放到最后压轴。

随着企业数字资产越来越多并且越来越重要，如果不能妥当的保管或管理，对企业其实有较大的风险。轻则丢失文件，被病毒勒索，严重的不敢想象。所以企业文件管理的安全性，合规性是企业面临的重要隐患和问题。使用企业网盘就是解决企业非结构化数据安全的重要手段。

在数据安全方面，企业网盘主要作用是防止恶意删除、防止数据泄漏、防止数据丢失、灾备冗余、数据备份 几方面，安全无小事，涉及的范围很广，需更多关于网盘安全的功能可以看下面这篇文章。

这里简单说几个比较重要的安全方面的功能。

1.备份冗余

无论是公有云还是私有化的企业网盘，一般都有比较全面的备份和冗余机制，防止因硬件损坏、认为破坏造成的数据丢失。

公有云往往租用专业的云服务（如阿里云、腾讯云、京东云…）一般会有更完善灾备体系，譬如异地数据中心灾备。

私有云根据企业投入不同从基础到高级拥有多种备份及冗余手段：

• 磁盘raid（可以保护到单个或多块硬盘损坏不影响服务）
• 分布式集群（可以保护到单个服务器损坏不影响服务）
• 主从集群（主服务器出问题从可以顶上，实现高可用）
• 备份服务器（服务器软硬件损坏可以从备份恢复）
• 异地灾备 （可以保护到本地机房出现问题，异地机房顶上）

就是最基础的依靠raid来保护数据，也比把数据存在本地或者移动硬盘上安全不少。如果使用异地灾备+备份服务器 几乎可以做到数据的万无一失。

2.可控回收站

大多数企业网盘还拥有多级回收站，就是理论上，普通企业成员是无法彻底删除文件的，即使删除了文件清空了回收站，也能在超级管理员的回收站中找到并恢复。

这样的设置使企业网盘杜绝了误删文件导致丢失的可能性，只要传到云端的文件可以说是不会丢失的。最大限度的保护了文件，同时也杜绝了内部成员删库跑路的可能性。

              删除的文件超管都能找到

3.文件密级和安全策略

企业网盘不同的文件根据重要程度不同可以设置不同的密级，密级后面有一整套安全策略来保护文件。这样可以分级管理文件，让真正重要的文件使用处于高度安全要求中。

同时企业也可以给不同的部门设定不同的安全策略。譬如销售部可以公开些，研发部需要安全要求更高些。这样分级管理在实际使用中能降低“特殊越权处理”的存在，让整个体系更安全。

            巴别鸟内置的企业文件安全级别

4.安全闭环

优秀的企业网盘还能在它提供的整个体系中实现安全闭环。这个其实相当重要。也是考验企业网盘安全性的重要指标。

什么叫安全闭环？就是在诸多安全限制中有没有漏洞或者前后矛盾的地方。安全没闭环，就会引发更严重的安全问题。这和产品设计理解其实是一个硬关联。

打个比方，某网盘使用了沙盒技术来防止本地缓存编辑网盘文件文件泄漏，以达到企业要求的文件不落地效果。企业用户在使用时直观感受也是使用沙盒后文件就不能另存或者无法获取到缓存了，“完美”实现了文件不落地效果，企业就会很放心的把绝密文件开权限给员工使用，反正文件不落地无法转发或者带走，只能在沙盒中编辑。
但是，稍微懂点计算机的人钻研下就可以发现，沙盒在断网或者重启计算后不启动沙盒程序的情况下是可以直接访问到缓存的，换句话说，就是可以本地直接获取到文件的。这就是一个漏洞，掌握了这个漏洞就可以联网使用沙盒编辑没有下载到本地权限的文件，然后断网再关闭沙盒应用，找到缓存把文件copy出来。
同时，企业管理者有用沙盒很安全的假象，也不会有其他安全辅助措施，更不会注意到文件已经被获取并带走。

以上为我们一个客户的真实案例，因为某网盘，客户泄漏了大量数据，不得已换产品迁移数据。

这就是安全不闭环的问题，看上去越安全的系统，安全不闭环造成的损失越大。

所以，选择安全闭环的企业网盘产品真的很重要。

最后做个广告，选择企业网盘的话推荐尝试下我们的产品，巴别鸟企业网盘。我们支持公有云直接注册使用也支持私有化部署。访问我们官网注册企业公有云版本即可使用。