不管是利用成熟的网盘，还是用传统的SMB来管理企业文件，除了工具以外还是需要一个良好的企业文件管理规章和习惯。工具只是辅助作用。这里简明介绍下，怎么管理和搭建企业文件管理架构如何能杜绝各类问题，真正做到有序管理。

文件管理的结构：

企业以什么维度来组织文件？

建议：不管组织形式是什么，一律以部门为组织文件主维度。其他管理维度可以使用其他工具或者方式补足。

文件管理结构的根部门一定是企业本身，然后一级文件夹应该都是部门，二级文件夹是子部门….

就是按组织结构来做为文件管理的主维度，层层往下，如果是总公司/分公司结构，则一级文件夹应该是各个分公司及事业部。

根据组织结构来做为文件管理维度

这里有几个防止日后文件管理混乱的原则：

简单的推荐企业文件结构

1.除了管理人员，其他人不要加入企业根目录。（不要有根目录访问权限，能访问自己所属部门就好）

2.根目录的下级目录只有部门，没有其他文件或文件夹（不要在根部门下放文件）。

可以这样理解，企业文件树就像一棵真实的大树，实际工作的文件/文件夹就是树上的叶子和小枝条。根上不要放文件和文件夹，就像大树的主干上不要长小枝条和叶子，如果主干上上长了小枝条和叶子，不仅难看，更难打理。

3.成员默认情况下仅能访问自己的部门。需要跨部门访问文件就用分享及项目进行协作。

4.分层管理文件，每个部门的文件及下层部门的文件由部门负责人进行管理。不要都系统管理员管理。

1.如果你是巴别鸟用户，可以在项目的归属部门建立项目文件夹。

2.如果没有使用巴别鸟，可以在部门下面创建文件夹，命名为XXX项目，通过分享的形式实现项目文件共享。

3. 善用分组和邀请共享功能。

4.创建一个叫项目部的部门，然后每个项目都在项目部下面创建一个名为“XXX项目”的子部门，子部门加入项目成员管理。

1.按职能分类（推荐）

将部门文件夹分为不同的子文件夹，每个子文件夹代表一个具体的职能或任务，如“市场部”下可以有“市场研究”、“广告设计”、“活动策划”等子文件夹。

2.按项目分类（推荐）

如果部门内部有多个项目同时进行，可以在部门文件夹下为每个项目创建一个专门的文件夹，如“项目A”、“项目B”等，并在其中进一步细分文件类型。当然，巴别鸟用户可以在部门下创建独立的项目文件夹来分类

3. 按客户或合作伙伴分类：（补充分类）

如果部门与特定的客户或合作伙伴有频繁的业务往来，可以创建一个以客户或合作伙伴命名的文件夹，存储与之相关的所有文件。

4. 按状态分类：（推荐）

对于正在进行中的工作，可以创建一个“进行中”文件夹；对于已完成的工作，可以创建一个“已完成”文件夹。

5.按人分类（推荐）

每个部门成员一个自己名字命名的文件夹。自己的工作和文件都放在自己文件夹里。同时设定一个部门共享文件夹，部门大家共享的文件放在共享文件夹里。

在进行文件分类时，还需要注意以下几点：

通过以上方法，企业可以建立一个结构化、有序的文件管理体系，从而提高工作效率，减少管理成本，并降低因文件管理不当造成的风险。

这是一篇简洁版的企业文件管理要求，如果想了解更多，可以查看有详细说明的版本。